Il sito internet condominiale è legale? Come deve essere strutturato per non ledere la privacy dei condòmini? In questo articolo cerchiamo di rispondere a queste domande.
Iniziamo dicendo che con la riforma del condominio (legge 220/2012) sono state introdotte numerose novità per quanto riguarda la vita condominiale. Tra queste novità l’articolo 71-ter delle disposizioni di attuazione del c.c. si è occupato proprio del sito internet condominiale.
I contenuti del sito internet condominiale
L’art. 71-ter c.c. in particolare afferma che: “Su richiesta dell’assemblea, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare”. Inoltre le spese per l’attivazione e la gestione del sito saranno a carico dei condòmini.
La possibilità di attivare un sito internet e di inserirvi tutta la documentazione personale dei condòmini e del condominio è una grande opportunità di trasparenza. Allo stesso modo però porta con sé problematiche relative alla privacy soprattutto dopo la nuova GDPR (Reg. UE 2016/679).
Quando si parla di documentazione condominiale si fa riferimento ad esempio: all’anagrafe condominiale, al regolamento condominiale, alle tabelle millesimali, al certificato di abitabilità, ai verbali dell’assemblea, ai conti del condominio. Come noto queste informazioni riguardano un condominio e i suoi abitanti e per questo solo questi ultimi dovrebbero averne accesso.
Le disposizioni in materia di privacy
Al fine di garantire il rispetto delle nuove disposizioni sulla privacy (vedi art. GDPR) dovranno essere assunti alcuni accorgimenti:
- Predisporre un’area riservata all’interno del sito per ogni condomino. Questi avranno la possibilità, una volta registrati, di accedere alla documentazione del condominio. Al momento della registrazione, secondo il nuovo Regolamento europeo, è obbligatorio far leggere un’informativa su come verranno trattati i dati inseriti (nome, cognome, email, numero di telefono ecc..). Un altro accorgimento che riguarda l’accesso all’area privata è quello di proteggere il sito da eventuali intromissioni di terzi tramite un certificato SSL;
- L’amministratore dovrà tenere costantemente aggiornato l’elenco degli autorizzati ad entrare nell’area riservata, provvedendo ad eliminare chi non risulta più come condomino;
- Accertare l’ubicazione dei server del provider ovvero se i dati risiederanno in Europa o meno, quali sono le misure di sicurezza adottata, i tempi di comunicazioni di eventuali violazioni dei server e verificare se nel contratto del servizio di hosting vi sia la nomina a responsabile del trattamento dei dati;
- Al momento dell’accesso al sito, dovrà apparire il banner con l’informativa sull’uso dei cookie come da provvedimento n. 224 dell’8 maggio 2014 del Garante della Privacy.
Ogni infrazione relativa ad una di queste disposizioni comporta diversi gradi di sanzione.
La soluzione di Condexo
Come abbiamo avuto modo di notare, dotarsi di un sito internet condominiale non è semplice. Ci sono moltissime disposizioni da seguire, per non parlare dell’impegno di tempo e risorse. L’amministratore è costretto a perdere molto del suo tempo per seguire tutte le regole in materia di privacy e i condòmini devono sostenere delle spese ulteriori per la gestione e attivazione del sito. Allora come fare? Ci pensa Condexo che in un unico gestionale dà la possibilità di agevolare il lavoro dell’amministratore e di tenere sempre aggiornati i condòmini su tutte le attività del condominio compresa la consultazione di tutta la documentazione e di risparmiare sui costi del sito.
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