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Coronavirus: Assemblea condominiale in videoconferenza

A partire dal 4 marzo 2020 si sono susseguiti diversi decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri volti a contrastare la diffusione del Coronavirus. Questi hanno di fatto vietato la possibilità di svolgere le assemblee condominiali in luoghi fisici. L’impossibilità viene però superata grazie alle precisazioni riportate nelle FAQ sul Covid-19, dove nella sezione Riunioni, alla risposta 1 troviamo che: “le assemblee condominiali sono vietate, a meno che non si svolgano con modalità a distanza, assicurando comunque il rispetto della normativa in materia di convocazioni e delibere”.  Viene cosi legittimata completamente la possibilità di svolgere l’assemblea condominiale online.

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Assemblea condominiale online

Condexo ha sin da subito accolto la possibilità di convocare le assemblee condominiali in modalità “smart”, ve ne abbiamo già parlato in questo articolo. Sono stati effettuati dei sondaggi tra i condòmini Condexo, per verificare che tutti avessero gli strumenti tecnici idonei per poter partecipare all’assemblea. Successivamente sono stati avviati dei tutorial con chi ne faceva richiesta per testare la piattaforma che verrà utilizzata per svolgere l’assemblea condominiale in videoconferenza.

Di quali strumenti tecnici c’è bisogno?

Per poter partecipare all’assemblea di condominio in videoconferenza tutti i partecipanti devono essere dotati di un telefono, possibilmente smartphone, o un PC o un Tablet. Questi dispositivi dovranno inoltre potersi connettere ad internet per poter avviare la videoconferenza.

Videoconferenza: come funziona?

L’assemblea condominiale online necessità, come abbiamo detto, di una piattaforma adeguata dove possano collegarsi contemporaneamente i convocati, numero di persone che varia da condominio a condominio ma che, senza dubbio, prevede almeno 10 partecipanti.

Regole da definire

Prima di svolgere l’assemblea online è bene definire delle regole da seguire per gestire al meglio la riunione da remoto. L’amministratore dovrà definire e accertarsi che:

  • Tutti i condòmini siano in grado di partecipare alla videconferenza e che gli venga ricordato qualche giorno prima della stessa;
  • Che l’assemblea di condominio sia comunque convocata in un luogo fisico in prima e seconda convocazione;
  • Il verbale deve contenere tutti i partecipanti e le relative votazioni, come per la presenza fisica.

Piattaforma idonea

Per questo Condexo ha deciso di utilizzare l’applicazione Zoom: un software che permette di svolgere l’assemblea condominiale in videoconferenza gratuita. La videoconferenza consente di far connettere virtualmente con audio e video e in tempo reale, due o più persone che si trovano in luoghi diversi, con lo scopo di farle comunicare tra loro. Partecipare a una videoconferenza Zoom è molto semplice, di seguito le istruzioni per partecipare e sfruttare al massimo gli strumenti a disposizione.

Istruzioni videoconferenza con Zoom Meeting

Il software Zoom oltre ad offrire la classica modalità di videoconferenza, offre molteplici strumenti che permettono di rispondere a diverse necessità, legate alla tipologia di conferenza o assemblea che si sta svolgendo. Vediamo passo passo come partecipare a una conferenza Zoom.

Accettare un invito Zoom da telefono, tablet o computer

Hai ricevuto un invito a un’assemblea Zoom ma non sai cosa fare?  Segui questi semplici passaggi: 

  1. Installare l’app sul proprio dispositivo andando su https://zoom.us/download e cliccando sul primo bottone di DOWNLOAD o utilizzare il proprio browser internet (Chrome, Mozilla, Safari);
    Invito zoom
  2. Cliccare sul link di invito ricevuto e inserire la password (se prevista).
    Si aprirà in automatico l’applicazione se scaricata (Apri zoom.us) o si dovrà dare l’ok per entrare (click here).
    Si può anche scaricare l’app dopo il click sull’invito (download & run Zoom)

    Apri zoom

  3. Inserire il proprio nome (Es: Gianni Rossi) nel campo di testo apposito e fare click sul pulsante Join. Non è necessario creare un account se si vuole solo partecipare a meeting creati da altri utenti;
  4. Accettare le condizioni d’uso della piattaforma, premendo sulla voce I Agree nel riquadro apertosi, e concedere all’app i permessi necessari per funzionare correttamente, nello specifico quelli relativi l’accesso alla fotocamera e al microfono ( Utilizzare il microfono? Consenti);

Funzionalità di Zoom Meeting

All’interno delle riunioni create con Zoom sono predisposte diverse funzionalità veramente interessanti, che consentono di svolgere al meglio un’assemblea condominiale con numerosi partecipanti.

Una volta collegati comparirà la schermata con i partecipanti all’assemblea. La schermata sarà interattiva e sarà possibile utilizzare alcuni comandi come:
    • Attiva/Disattiva audio e/o video cliccando sulle icone Microfono o Videocamera in basso a sinistra dello schermo;
    • Condividi lo schermo: per mostrare agli altri partecipanti il proprio schermo del computer o del telefono (Es: mostrare un documento PDF che si ha sul computer);
    •  Chat: per scrivere messaggi di testo durante l’assemblea. Saranno visibili in una chat sul lato destro della schermata
    • Alzata di mano: Zoom riconosce chi alza la mano all’interno dell’assemblea e lo segnala a chi gestisce il meeting, il quale potrà dare la parola;
    • Registrazione: ogni conferenza può essere registrata e salvata in formato MP4.

Partecipare con una chiamata urbana a un meeting Zoom 

Con Zoom è anche possibile accedere a un’assemblea in videoconferenza utilizzando la semplice chiamata telefonica, questo per dare la possibilità anche a chi non dispone di una connessione internet di interagire in assemblea. 

Vediamo come funziona il meeting Zoom da telefono:

  1. Chiamare il seguente numero urbano: 06 94806488
  2. Seguire le istruzioni in inglese. Quando si sentirà la seguente frase “Enter your meeting ID followed by hash” (Inserire l’id della riunione seguito da cancelletto) inserire l’ID del meeting seguito da #:
    000 0000 0000#
  3. A questo punto la voce guida chiederà in che modalità si intende partecipare. Dopo la frase sarà sufficiente cliccare di nuovo su #:

    – If you’re a meeting host please enter your host key followed by #
    (Se sei un amministratore, per favore digita il tuo pin seguita da #) 
    – If you’re a participant, please press hash to continue
    (Se sei un partecipante, per favore digita # per continuare)

  4. A questo punto si potrà partecipare alla conferenza come se si stesse effettuando una classica chiamata telefonica. 

Assemblea Online: vantaggi e criticità

La situazione di crisi ha fatto si che molte attività si siano dovute riconfigurare per poter rispettare le prescrizioni ministeriali volte a preservare la nostra salute. L’assemblea condominiale rientra tra queste attività. I condomini Condexo sono tra i primi a sperimentare l’assemblea condominiale in videoconferenza, che potrebbe diventare una prassi consolidata anche dopo il superamento dell’emergenza sanitaria. I presupposti e gli strumenti ci sono tutti, affinché l’assemblea virtuale possa essere inserita come modalità alternativa alla convocazione fisica.

Insieme alle numerose potenzialità, questa modalità di assemblea presenta ancora alcune criticità. Tra le più evidenti ci sono:

  • Alfabetizzazione digitale carente;
  • Connessione internet: la connessione deve essere garantita in quanto la disconnessione di un solo condomino in fase di assemblea, ne sospenderebbe la seduta;