Le domande che ogni amministratore
si fa prima di esternalizzare.

Sì, e non potrebbe essere altrimenti. Davanti alla legge (artt. 1129 e 1130 c.c.) e nei confronti dei tuoi condomini, l'unico responsabile legale è l'amministratore in carica. Il contratto di esternalizzazione prevede però clausole di rivalsa commerciale: se l'errore è causato da una documentata inadempienza del CED, la nostra polizza RC Professionale entrerà in valutazione per coprire le sanzioni. Non promettiamo rimborsi automatici — ma hai uno strumento contrattuale per agire.

Art. 1129–1130 c.c.

Il contratto è un atto privato tra te e il CED. L'assemblea non è parte contraente e non ha titolo per agire direttamente contro il centro contabile. Tuttavia, documentare il mandato esterno — e produrlo in assemblea — dimostra che hai adottato misure organizzative appropriate per la gestione contabile. È uno strumento di trasparenza, non di esonero.

Buona prassi

Sì, se fatto correttamente. All'attivazione del servizio, il CED viene nominato formalmente come Responsabile Esterno del Trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679. Tu rimani il Titolare del Trattamento. I dati vengono trattati su sistemi protetti, con accesso limitato agli operatori dedicati al tuo studio.

Art. 28 GDPR

Il DPA viene allegato al contratto di servizio e firmato contestualmente. Il documento specifica le finalità del trattamento, le misure di sicurezza adottate, le istruzioni vincolanti per il responsabile e le procedure in caso di data breach. È un documento standard che il tuo consulente privacy può revisionare prima della firma.

Contratto incluso

Sì, il CED lavora su Condexo — ma la migrazione è graduale e assistita. Non ti svegliamo un mattino con un sistema nuovo: prima carichiamo i tuoi condomini, configuriamo il piano dei conti e verifichiamo che tutto quadri. Solo quando sei a tuo agio con la piattaforma spostiamo il flusso operativo completo. Lo storico del vecchio gestionale resta di tua proprietà — ti consigliamo di esportarlo e conservarlo prima della migrazione. Mettiamo a disposizione uno spazio di archiviazione cloud dove caricare i documenti storici, consultabili in qualsiasi momento anche dai tuoi condòmini.

Migrazione graduale

No — ed è uno dei vantaggi tecnici più concreti del servizio. Molti CED lavorano con un codice destinatario fisso (il classico codice a 7 cifre) che l'amministratore deve comunicare a ogni fornitore. Condexo ha ottenuto dall'Agenzia delle Entrate un'integrazione diretta con il Sistema di Interscambio: ogni fattura emessa verso un condominio che ha un proprio codice fiscale viene censita automaticamente sul gestionale, senza che il fornitore debba fare nulla di diverso dal solito. Il codice destinatario Condexo è X3KRA6Q, ma i tuoi fornitori non devono saperlo.

Codice X3KRA6Q · ADE

Tre file per condominio: l'anagrafica condominiale (lista condòmini e unità abitative), il bilancio preventivo con il relativo riparto, e le tabelle millesimali. Formato preferibile Excel o PDF — più i file sono completi e ben strutturati, più veloce è il caricamento. Non servono formati particolari: lavoriamo con quello che hai già.

PDF o Excel

Con file completi e ben organizzati, poche ore di lavoro tecnico. Il collo di bottiglia non è il caricamento — è la qualità dei dati di partenza. Condomini con archivi in ordine vengono attivati in 24-48 ore; quelli con situazioni pregresse da sanare richiedono qualche giorno in più. Per questo la fase di onboarding è individuale e non in serie.

24-48 ore con file ok

No. I database dei tuoi condomini sono di tua esclusiva proprietà. In caso di recesso, il CED riconsegna tutti i file nel formato nativo del tuo gestionale, aggiornati all'ultima registrazione, senza penali né costi aggiuntivi. Il dato non è mai ostaggio del fornitore.

Portabilità garantita

La prima nota e la riconciliazione bancaria vengono aggiornate ogni 7-15 giorni lavorativi, in base al volume di documenti del singolo condominio. Spesso chi gestisce la contabilità internamente registra le fatture a blocchi ogni 2-3 mesi. Con il CED la situazione di cassa è sempre leggibile in tempo reale — morosi inclusi.

Aggiornamento 7-15gg

No. Il CED non ha mai accesso dispositivo ai conti correnti bancari dei condomini. La firma e il controllo della cassa rimangono nelle tue mani. Il centro contabile prepara i flussi di pagamento (file Ri.Ba o distinte bonifico) nel tuo gestionale o home banking: tu entri, verifichi e clicchi "Autorizza". Niente di più.

Firma sempre tua

Ogni studio ha un contabile dedicato. Per i subentri, inviando l'atto di vendita e le letture dei contatori, il riparto pro-quota tra venditore e acquirente viene consegnato entro 48 ore lavorative. I bilanci straordinari (lavori, ristrutturazioni) seguono un binario parallelo concordato per non rallentare la gestione ordinaria.

48 ore lavorative

Tutte le richieste — ordinarie e urgenti — transitano attraverso un sistema di ticketing che traccia ogni operazione con data, ora e stato di avanzamento. Il contabile dedicato al tuo studio risponde entro 24 ore lavorative per le richieste ordinarie. Per le emergenze reali — assemblee convocate d'urgenza, pignoramenti, richieste bancarie — è previsto un canale prioritario. Hai sempre visibilità su cosa è in lavorazione e cosa è stato completato.

Sistema di ticketing

Il canone è una percentuale del tuo compenso annuo per condominio — fino al 30%, che scende in base al numero di condomini esternalizzati e alla qualità operativa dello studio. Un amministratore che segue le procedure, invia i documenti in tempi rapidi e tiene gli archivi in ordine paga meno di uno che richiede più lavoro manuale di bonifica. Il preventivo personalizzato viene calcolato dopo che ci invii la lista dei tuoi condomini con i compensi: ricevi una cifra esatta prima di firmare qualsiasi cosa.

Fino al 30% del compenso

Configurare la contabilità di un nuovo studio non è automatico. Ogni amministratore ha un piano dei conti diverso, abitudini di registrazione specifiche e spesso situazioni pregresse da bonificare. Per fare le cose per bene, limitiamo gli ingressi a 10 studi al mese. Chi entra ora riceve uno sconto del 20% sul canone per i primi 12 mesi e il setup gratuito — precisamente perché non possiamo accettare tutti.

Solo 10 studi/mese

Sì. Il Quadro AC — la sezione della dichiarazione dei redditi dell'amministratore che riepiloga i dati fiscali di ogni condominio gestito — viene predisposto dal CED con i dati di tutti gli stabili. Per le detrazioni fiscali (ristrutturazioni, bonus edilizi, sismabonus), prepariamo le certificazioni per i condòmini che ne hanno diritto, nei termini previsti dalla normativa.

Quadro AC incluso

L'acconto copre la fase di setup e allineamento iniziale — configurazione del piano dei conti, verifica degli archivi, prima riconciliazione bancaria. Viene scalato interamente dalla prima fattura del servizio, quindi non è un costo aggiuntivo. Se durante il primo mese verifichi che il nostro metodo non si adatta al tuo studio, puoi interrompere e valutiamo insieme il rimborso: non ci sono penali di uscita.

150€ scalati dalla fattura