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Con il mese di ottobre siamo entrati in una nuova fase della pandemia legata al Coronavirus. Nel corso del mese sono stati firmati 3 differenti decreti per fronteggiare l’emergenza: 13 ottobre, 18 ottobre e 24 ottobre 2020.  In nessuno di questi nuovi decreti è stata espressamente trattata la fattispecie dell’assemblea condominiale, ma vediamo come loro interpretazione può essere applicata anche al condominio.

Con il decreto del 13 ottobre 2020 n. 126, conversione in legge, con modificazioni, del Decreto-Legge 14 agosto 2020, n.104, viene prevista la possibilità di convocare assemblee di condominio in modalità on line.

Alla legge 126 del 13 ottobre 2020 possiamo aggiungere la circolare del Ministero degli Interni N. 15350/117/2/1 Uff.III-Prot.Civ, del 20 ottobre, relativa al DPCM del 18 ottobre 2020. La circolare contiene la seguente dicitura: “Le riunioni private sono ancora consentite in presenza, sebbene il loro svolgimento da remoto sia fatto oggetto di una forte raccomandazione. Si precisa che la distinzione fra riunioni private ed attività convegnistiche e congressuali, il cui svolgimento in presenza è sospeso, è da ascrivere ad alcuni elementi estrinseci, quali il possibile carattere ufficiale dei congressi e dei convegni, l’eventuale loro apertura alla stampa e al pubblico, il fatto stesso che possano tenersi in locali pubblici o aperti al pubblico. Elementi questi assenti, in tutto o in parte, nelle riunioni private, come, ad esempio, nelle assemblee societarie, nelle assemblee di condominio, ecc”. In questo caso non è fatto divieto di svolgimento in presenza, ma si raccomanda fortemente di svolgerle da remoto.

L’ultimo decreto, in ordine di tempo, è quello firmato il 24 ottobre 2020: “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 25 marzo 2020, n. 19, recante misure urgenti per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da COVID-19, e del Decreto-legge 16 maggio 2020, n. 33, recante ulteriori misure urgenti per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da COVID-19″. Come nella circolare Ministeriale del 20 ottobre 2020, anche nel nuovo DPCM del 24 ottobre si legge, all’articolo 9: “è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza”.

In conclusione, ad oggi, è possibile svolgere le riunioni condominiali in presenza, nel rispetto delle linee guida contro il contagio, ma si raccomanda fortemente di svolgerle da remoto.

A partire dal 4 marzo 2020 si sono susseguiti diversi decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri volti a contrastare la diffusione del Coronavirus. Questi dapprima hanno di fatto vietato la possibilità di svolgere le assemblee condominiali in luoghi fisici. L’impossibilità viene però superata nei mesi a seguire grazie alle precisazioni riportate nelle FAQ sul Covid-19, dove nella sezione Riunioni, alla risposta 1 troviamo che: “le assemblee condominiali sono vietate, a meno che non si svolgano con modalità a distanza, assicurando comunque il rispetto della normativa in materia di convocazioni e delibere”, dove viene cosi legittimata completamente la possibilità di svolgere l’assemblea condominiale in videoconferenza e con i nuovi DPCM che, come abbiamo visto, prevedono anche le riunioni in presenza.

E’ possibile portare un pò di novità anche alla più classica delle attività condominiali? In un periodo di forti restrizioni come questo è necessario adottare misure che contribuiscano alla salvaguardia dei condòmini.

Cos’è l’assemblea condominiale

L’assemblea condominiale è, secondo la legge, il secondo organo del condominio dopo l’amministratore. Ogni condomino ha il diritto di parteciparvi e prendere le decisioni comuni. L’assemblea condominiale di norma viene svolta di persona, in orari e luoghi prestabiliti.
Ai tempi di oggi, con lo sviluppo di varie innovazioni tecnologiche, ci si domanda se sia possibile svolgere l’assemblea condominiale online. Nell’articolo elencheremo le varie normative e presenteremo la nostra versione dell’assemblea online.

Condexo: assemblea condominiale online

Condexo ha sin da subito accolto la possibilità di convocare le assemblee condominiali in modalità “smart”. Sono stati effettuati dei sondaggi tra i condòmini, per verificare che tutti avessero gli strumenti tecnici idonei per poter partecipare all’assemblea. Successivamente sono stati avviati dei tutorial con chi ne faceva richiesta per testare la piattaforma che verrà utilizzata per svolgere l’assemblea condominiale in videoconferenza. Condexo grazie alla sua esperienza ha dotato tutti i suoi condomini di un sistema semplice, intuitivo e veloce che permetta ad ogni condomino di partecipare all’Assemblea online. Il tutto seguendo le normative elencate nei paragrafi successivi. Vediamo come:

1. Invio della convocazione dell’assemblea secondo l’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile;
2. Invio dell’invito tramite mail/numero di telefono per partecipare all’assemblea che si svolgerà attraverso il servizio Zoom;
3. Gestione deleghe, discussione dei punti all’ordine del giorno e votazioni;
4. Redazione in diretta del verbale di condominio che verrà firmato dall’amministratore e inviato ad ogni condòmino.

Cosa dice la normativa?

L’articolo 1136 c.c. subordina la validità delle decisioni che vengono prese in sede di assemblea condominiale al numero dei suoi partecipanti. Questo infatti richiede, in seconda convocazione, la partecipazione di un numero di condomini che rappresenti un terzo del valore dell’edificio. Bisogna chiarire però, che l’articolo 1136 c.c. non precisa se la partecipazione debba essere fisica o possa essere anche virtuale.

Ulteriori elementi che legittimano questa versione remota dell’assemblea riguardano una sentenza della Corte di Cassazione:

• Le figure del presidente e del segretario non sono necessarie. Sul punto, si cita un estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: “proprio perché la nomina del presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma (come anche la redazione per iscritto del verbale che non incida su diritti reali immobiliari), le eventuali irregolarità formali relative alla nomina del Presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non comportano l’invalidità delle delibere dell’assemblea”.
• La sottoscrizione del verbale da parte del presidente e del segretario non è obbligatoria. Si riporta un ulteriore estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: “Tanto meno sussiste, prima come dopo la Riforma del 2012, una disposizione di legge che prescriva (a differenza di quanto il Codice civile fa all’art. 2375, per le deliberazioni dell’assemblea delle società per azioni) che le delibere dell’assemblea dei condomini debbano constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario”.

Di quali strumenti tecnici c’è bisogno?

Per poter partecipare all’assemblea di condominio in videoconferenza tutti i partecipanti devono essere dotati di un telefono, possibilmente smartphone, o un PC o un Tablet. Questi dispositivi dovranno inoltre potersi connettere ad internet per poter avviare la videoconferenza.

Videoconferenza: come funziona?

L’assemblea condominiale online necessità, come abbiamo detto, di una piattaforma adeguata dove possano collegarsi contemporaneamente i convocati, numero di persone che varia da condominio a condominio ma che, senza dubbio, prevede almeno 10 partecipanti.

Regole da definire

Prima di svolgere l’assemblea online è bene definire delle regole da seguire per gestire al meglio la riunione da remoto. L’amministratore dovrà definire e accertarsi che:

• Tutti i condòmini siano in grado di partecipare alla videconferenza e che gli venga ricordato qualche giorno prima della stessa;
• Che l’assemblea di condominio sia comunque convocata in un luogo fisico in prima e seconda convocazione;
• Il verbale deve contenere tutti i partecipanti e le relative votazioni, come per la presenza fisica.

Piattaforma idonea

Condexo ha deciso di utilizzare l’applicazione Zoom: un software che permette di svolgere l’assemblea condominiale in videoconferenza gratuita. La videoconferenza consente di far connettere virtualmente con audio e video e in tempo reale, due o più persone che si trovano in luoghi diversi, con lo scopo di farle comunicare tra loro. Partecipare a una videoconferenza Zoom è molto semplice, di seguito le istruzioni per partecipare e sfruttare al massimo gli strumenti a disposizione.

Istruzioni videoconferenza con Zoom Meeting

Il software Zoom oltre ad offrire la classica modalità di videoconferenza, offre molteplici strumenti che permettono di rispondere a diverse necessità, legate alla tipologia di conferenza o assemblea che si sta svolgendo. Vediamo passo passo come partecipare a una conferenza Zoom.

Accettare un invito Zoom da telefono, tablet o computer

Hai ricevuto un invito a un’assemblea Zoom ma non sai cosa fare?  Segui questi semplici passaggi:

1. Installare l’app sul proprio dispositivo andando su https://zoom.us/download e cliccando sul primo bottone di DOWNLOAD o utilizzare il proprio browser internet (Chrome, Mozilla, Safari);

2. Cliccare sul link di invito ricevuto e inserire la password (se prevista).
Si aprirà in automatico l’applicazione se scaricata (Apri zoom.us) o si dovrà dare l’ok per entrare (click here).

Si può anche scaricare l’app dopo il click sull’invito (download & run Zoom)

3. Inserire il proprio nome (Es: Gianni Rossi) nel campo di testo apposito e fare click sul pulsante Join. Non è necessario creare un account se si vuole solo partecipare a meeting creati da altri utenti;

4. Accettare le condizioni d’uso della piattaforma, premendo sulla voce I Agree nel riquadro apertosi, e concedere all’app i permessi necessari per funzionare correttamente, nello specifico quelli relativi l’accesso alla fotocamera e al microfono ( Utilizzare il microfono? Consenti);

Funzionalità di Zoom Meeting

All’interno delle riunioni create con Zoom sono predisposte diverse funzionalità veramente interessanti, che consentono di svolgere al meglio un’assemblea condominiale con numerosi partecipanti.Una volta collegati comparirà la schermata con i partecipanti all’assemblea. La schermata sarà interattiva e sarà possibile utilizzare alcuni comandi come:

• Attiva/Disattiva audio e/o video cliccando sulle icone Microfono o Videocamera in basso a sinistra dello schermo;
• Condividi lo schermo: per mostrare agli altri partecipanti il proprio schermo del computer o del telefono (Es: mostrare un documento PDF che si ha sul computer);
•  Chat: per scrivere messaggi di testo durante l’assemblea. Saranno visibili in una chat sul lato destro della schermata
• Alzata di mano: Zoom riconosce chi alza la mano all’interno dell’assemblea e lo segnala a chi gestisce il meeting, il quale potrà dare la parola;
• Registrazione: ogni conferenza può essere registrata e salvata in formato MP4.

Partecipare con una chiamata urbana a un meeting Zoom

Con Zoom è anche possibile accedere a un’assemblea in videoconferenza utilizzando la semplice chiamata telefonica, questo per dare la possibilità anche a chi non dispone di una connessione internet di interagire in assemblea.

Vediamo come funziona il meeting Zoom da telefono:

1. Chiamare il seguente numero urbano: 06 94806488
2. Seguire le istruzioni in inglese. Quando si sentirà la seguente frase “Enter your meeting ID followed by hash” (Inserire l’id della riunione seguito da cancelletto) inserire l’ID del meeting seguito da #:
   000 0000 0000#
3. A questo punto la voce guida chiederà in che modalità si intende partecipare. Dopo la frase sarà sufficiente cliccare di nuovo su #:– If you’re a meeting host please enter your host key followed by #
   (Se sei un amministratore, per favore digita il tuo pin seguita da #) 
   – If you’re a participant, please press hash to continue
   (Se sei un partecipante, per favore digita # per continuare)
4. A questo punto si potrà partecipare alla conferenza come se si stesse effettuando una classica chiamata telefonica.

Assemblea condominiale online: possibilità e limiti

Come abbiamo già affermato l’articolo 1136 c.c. non specifica se i partecipanti all’assemblea condominiale debbano essere presenti solo fisicamente oppure no, e la sentenza della Corte di Cassazione esclude l’obbligo di nomina e firma del presidente e del segretario. Detto questo è sempre più chiara la possibilità da parte dell’amministratore di continuare le proprie attività utilizzando un mezzo innovativo come l’assemblea di condominio online.
Qualora la sperimentazione di tale mezzo fosse apprezzata dai condòmini si potrà decidere di adottarla come prassi, includendola nel regolamento di condominio. Partendo da questo presupposto possiamo affermare che, qualora tutti i condòmini fossero d’accordo, si potrebbe specificare nel regolamento condominiale la legittimità dell’assemblea condominiale online anche dopo il periodo di emergenza in cui ci troviamo.

Le uniche difficoltà legate a tale strumento sarebbero dunque:

1. Far pervenire a tutti i partecipanti la convocazione e le deleghe secondo le imposizioni di legge;
2. L’accesso da parte dei condòmini ad una rete internet.